「1人情シスだからか、忙しすぎて他のことをやる暇がない・・・」
「残業祭りになりがちだし、土日出勤の日もある・・」
1人情シスとして働くと、社内のIT業務をほぼ一人で担当することになり、日々の忙しさに追われている方も多いのではないでしょうか。PCやネットワークの管理、SaaSの運用、トラブル対応に加え、社員からの問い合わせや雑務までこなす必要があります。その結果、毎日残業続きになりがちです。
本記事では、なぜ1人情シスは忙しくなりやすいのか、どの業務が特に負担になっているのか、そして忙しさを少しでも和らげるためにできる対策や、場合によっては環境を変える選択肢まで解説します。忙しさに悩む情シス担当者が、少しでも負担を減らし、無理なく働けるヒントを見つけられる内容になっています。
1人情シスが忙しいと言われる理由
企業のIT環境は年々複雑になっていますが、その管理を1人の情シスがすべて担当しているケースは少なくありません。その結果、業務量が増え続け、「1人情シスは忙しい」と言われる状況が生まれやすくなっています。
ここでは、1人情シスが忙しくなりやすい主な理由を解説します。
社内ITのほぼすべてを担当する必要がある
1人情シスの場合、企業のITに関わる業務のほとんどを1人で担当することになります。
例えば以下の業務です。
本来であれば、これらはインフラ担当、セキュリティ担当、ヘルプデスク担当など複数の役割に分かれる仕事です。
しかし1人情シスでは、それらをすべて1人で対応する必要があるため、自然と業務量が多くなってしまいます。
1人情シスの業務内容については別記事もご覧ください。
IT以外の雑務も任されやすい
1人情シスは、IT業務だけでなくITに関係する雑務も任されやすい傾向があります。
例えば以下の業務です。
企業によっては「ITっぽいことは全部情シス」という扱いになり、本来の業務とは関係の薄い仕事まで集まることも珍しくありません。
その結果、情シスは何でも屋のような役割になり、忙しさが増してしまいます。
しかも、こうした問い合わせは突然発生するため、作業を中断しながら対応する必要があります。
1人情シスがヘルプデスクのような状態になり、本来進めるべき業務に集中できなくなるのです。
これでは限界を1人情シスが限界を迎えることになっても仕方ありません。
トラブル対応が最優先になり業務が止まる
ITトラブルは業務に直結するため、発生すると最優先で対応することになるでしょう。業務が止まると情シスとしての役割を果たせていない、と思われてしまうためです。
例えば次のトラブルに対応することになります。
このようなトラブルが起きると、計画していた作業を中断して対応しなければなりません。
1人情シスの場合、トラブル対応を代わりに行ってくれる人がいないため、予定していた業務がどんどん後ろ倒しになるという状況が発生しやすくなります。
1人情シスが忙しくなりやすい時期やイベント
1人情シスの業務は幅広く、そのすべてを1人で対応するのは簡単ではありません。
特に以下のような時期やイベントでは対応範囲が広く、継続的な作業や突発対応が多いため、忙しさの大きな原因になりやすい仕事です。
トラブル発生時
トラブル発生時は先述のとおり、トラブルを放置して業務影響を出すわけにはいきません。そのため、1人情シスが最優先で対応することになります。
トラブル対応のタイミングは予測不可能な特性もあり、通常業務を中断して対応する必要があるため、負担が大きくなりやすいです。
入社・退社・異動のタイミング
入社や退社など人事異動がまとめて行われる時期も1人情シスが忙しくなりやすいタイミングです。
例として以下の業務に追われることになります。
トラブル対応とは異なり、時期は明確ではあるものの、数が多いため負担が大きくなりやすいです。また新入社員や異動したばかりの社員は慣れてない業務を担当することになり、結果としてトラブル対応も起こりやすくなります。
社内システムの更新・導入時
社内システムの更新や導入時も1人情シスの見せ場、と言えるぐらい忙しくなります。
1人情シスが対応しなければならない業務の例として以下があります。
こちらも計画があるため、予測不可能というケースは比較的少ないです。ただし、予期せぬトラブルが多発する可能性や、慣れていないユーザーから問い合わせが多発する可能性を頭に入れておく必要があります。
繁忙期・決算期
繁盛期や決算期も1人情シスは忙しくなりがちです。例として以下の業務に対応することになるでしょう。
時期や問い合わせ内容は偏る傾向にありますが、決算期が終われば直後に人事異動が多発する時期になりがちなため、年中気を抜けない日々が続くことになります。
1人情シスが忙しくなる会社の特徴
1人情シスが忙しくなるかどうかは、担当者の能力だけでなく会社の環境や体制にも大きく左右されます。
同じ「1人情シス」でも、会社によって業務量や負担は大きく異なります。
ここでは、特に1人情シスが忙しくなりやすい会社の特徴を紹介します。
社員のITリテラシーが低い
社員のITリテラシーが低い会社では、情シスへの問い合わせが非常に多くなります。
Excelやプリンタの使い方、Wi-Fiが繋がらなくなったなど、1人情シスに対する問い合わせは、本来であれば自分で解決できる内容であることも少なくありません。
しかし社内にITに詳しい人が少ないと、どんな小さなことでも情シスに相談が集まり、結果としてヘルプデスクのような状態になってしまうことがあります。
社内ルールが整備されていない
ITに関するルールや運用フローが整備されていない会社では、情シスの負担が大きくなりやすい傾向があります。
例えば以下が挙げられます。
このような環境では、毎回個別対応が必要になり、業務が非効率になります。
一方で、ルールや手順が整備されている会社では、問い合わせや作業の流れを標準化できるため、情シスの負担を減らすことができます。
IT予算が少ない
IT予算が少ない企業では、情シスの業務負担が増える傾向があります。
例えば、以下のような会社は要注意です。
上記の特徴を放置することで、トラブルが増えたり、手作業が多くなったりして、情シスの負担が大きくなるのです。
また、本来であれば外部ベンダーやITサービスを利用すれば解決できる業務も、予算の関係ですべて社内で対応する必要がある場合があります。
こうした環境では、1人情シスの業務量が増えやすく、忙しさにつながってしまいます。
忙しい1人情シスがやるべき対策
1人情シスの忙しさは、個人の努力だけで解決できるものではありません。
しかし、業務の進め方や仕組みを工夫することで、負担を大きく減らせる可能性があります。
ここでは、忙しい1人情シスが実践しやすい対策を紹介します。
問い合わせ対応を仕組み化する
1人情シスの時間を最も奪いやすいのが、社員からのIT問い合わせです。「ちょっといいですか？」という形で質問されると、作業が何度も中断されてしまいます。
問い合わせ対応をするのは仕方ないとはいえ「またその問い合わせか・・」と何度も同じ質問に答えることは精神的にも参ってしまいます。
そのため、問い合わせの受付方法を仕組み化することが重要です。
例えば以下の方法があります。
こうした仕組みを作ることで、問い合わせの内容を整理できるようになり、同じ質問に何度も対応する状況を減らすことができます。
IT資産管理を自動化する
PCやアカウント、ソフトウェアなどのIT資産管理は、手作業で行うと非常に手間がかかります。
これらは管理ツールを導入することで、作業を自動化・効率化できる場合があります。
例えば、以下のツールです。
上記を利用することで、PCやアカウントの状況を一元管理できるようになります。
結果として、手作業で行っていた管理業務を減らすことができ、情シスの負担軽減につながります。
外部サービスを活用する
すべてのIT業務を社内で対応する必要はありません。ましてや1人情シスが社内全てのIT業務を担うことなど不可能なのです。
業務内容によっては、外部サービスを活用することで負担を大きく減らすことができます。
例えば次のようなサービスがあります。
これらを利用すれば、定常業務や専門性の高い業務を外部に任せることが可能になります。
特に1人情シスの場合は、すべてを自分で抱え込むと負担が大きくなりすぎるため、外部リソースを活用することも重要な選択肢の一つです。
忙しさが限界なら環境を変える選択肢もある
それができれば苦労しないよ。と言いたくなりそうですね。
ここまで紹介した対策は確かに効果がありますが、会社の環境によっては個人の努力だけでは改善できないケースもあります。
特に1人情シスの場合、忙しさの原因は「担当者の能力」ではなく、会社の体制や構造、予算にあることが多いからです。
会社によって情シスの働き方は大きく違う
同じ情シスという仕事でも、会社によって働き方は大きく異なります。
このような環境では、1人ですべてを抱え込む必要がなく、より本来の情シス業務に集中できる場合もあります。
つまり、今の会社の環境がすべてではありません。
無理を続ける必要はない
1人情シスは責任感の強い人が多く、「自分が頑張らないと会社が回らない」と感じてしまうこともあるでしょう。
しかし、過度な業務量を長期間抱え続けると、
- 心身の疲労
- モチベーションの低下
- キャリアの停滞
につながる可能性もあります。
もし忙しさが限界だと感じているのであれば、環境を変えることも前向きな選択肢の一つです。
1人情シスとしての経験は多くの企業で求められており、より体制が整った会社で働ける可能性も十分にあります。
「忙しいのが当たり前」と思い込まず、自分に合った働き方を考えてみることも大切です。
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1人情シスが忙しいのは本人以外の原因が大きい
1人情シスが忙しい状況は、決して珍しいことではありません。
その忙しさの背景には、業務の幅広さだけでなく、会社の体制や環境、特定のタイミングが大きく影響しています。
忙しくなるタイミングが限られているわけではなく、年中忙しいことが大半でしょう。また責任感が強く「私がダメだから1人で回せないんだ」と考えてしまっていないでしょうか？
1人情シスとして働く中で、無理にすべてを抱え込む必要はありません。
仕組みや工夫で負担を減らしつつ、自分に合った働き方を考えることが、長く健康にキャリアを続けるポイントです。
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