「毎日問い合わせ対応ばかりで、気づけば1日が終わっている」
「本当は改善やセキュリティ対策をやりたいのに、運用に追われて進まない」
1人情シスでは、このような状態になりがちです。
実際、1人情シスは、アカウント管理やセキュリティ対策などを1人で抱えています。
だからこそ重要なのが、「頑張る」ではなく「仕組み化する」という考え方です。
問い合わせの整理、定型業務の標準化、権限管理の見直しなど、小さな改善でも積み重ねれば大きな負荷軽減につながります。
本記事では、1人情シスが実践しやすい業務効率化の考え方や、具体的な改善ポイントをわかりやすく解説します。
1人情シスが忙しくなる原因
「毎日忙しいのに、なぜか仕事が減らない」
1人情シスでは、この状態に陥りやすくなります。
その原因は業務量が多いこともありますが、以下のように「構造・体制」の問題が大きいです。
上記が重なることで「業務過多」→「対応」→「改善できない」の悪循環に陥り、いつまでも仕事量を減らせないことが、1人情シスが忙しくなる大きな原因となります。
関連記事：1人情シスは忙しいに決まっている！業務過多になる構造と改善方法
1人情シスがどのように業務効率化に取り組むための心構え
1人情シスでは、「効率化した方がいいのはわかっているけど、その時間がない」という状態になりがちです。
しかし、だからといって日々の運用だけを続けていると、以下の悪循環に陥ります。
そのため、1人情シスの業務効率化では、「大きく変える」よりも、「小さく減らす」、「できることからやる」という考え方が重要です。
まずは「繰り返し発生している業務」を探す
最初にやるべきなのは、毎回発生している定型業務を洗い出すことです。
例えば、以下の業務は定常的に発生するのではないでしょうか。
1回では小さな作業でも、毎日・毎週発生する業務は大きな負荷になります。
逆に言えば、ここを改善できると効果が出やすくなります。
いきなり自動化しようとしない
1人情シスでありがちなのが、「全部自動化しよう」と考えて止まってしまうことです。
しかし実際には、自動化の前に、以下を整備することのほうが重要となります。
ことの方が重要です。
例えば、入社時の作業手順書や権限付与ルールなどを作るだけでも、作業負荷やミスは減らせます。
標準化されていない業務を無理に自動化すると、逆に管理が複雑になることもあります。
問い合わせを「整理」する
1人情シスでは、問い合わせ対応そのものを減らす視点も重要です。
特に効果が大きい整理として、以下が挙げられます。
例えば、個人チャットでの依頼を減らし、チケット管理制やフォーム申請形式にするだけでも、状況把握がかなり楽になります。
上記のように「問い合わせ自体を減らす」取り組みは業務効率化よりも前に取り掛かるべきです。
「人単位」の管理を減らす
1人情シスでは、「個別対応」が増えるほど運用負荷が上がります。
例えば権限管理でも、「AさんとBさんにはこれ」「Cさんはこれに加えてこれも」のように例外があると、人数分の手間がかかる上、セキュリティ的にも非常に危険です。
そのため、管理単位をまとめることで例外対応をしないことを考えましょう。
この取り組みは業務効率化だけでなく、セキュリティ事故の防止にもつながります。
「全部自分でやる」をやめる
1人情シスは責任感が強い人ほど、何でも抱え込みがちです。
しかし、SaaSの導入やベンダへの外注などによって減らせる業務もあります。
特に、以下はツール導入の効果が出やすい業務です。
効果が高く、優先度が高い業務については積極的に楽になる方法を考えていくべきでしょう。
業務改善を「後回しの仕事」にしない
1人情シスでは、改善活動は放っておくと永遠に後回しになります。
だからこそ、以下のように小さく始めて、小さく続けることが重要です。
例えば、「FAQを1ページ追加する」「チェックリストを作る」のような小さな成果だとしても、長期的には大きな成果となります。
1人情シスの業務効率化は、「一気に楽になる魔法」ではありません。
「未来の自分を楽にする」ことが大切です。
完璧を目指しすぎない
まずは「8割できていればOK」と考えることです。
業務効率化は、完成度100%を目指すものではありません。
例えば、以下の状態でも十分な効果があります。
むしろ最初から完璧を目指すと、作成に時間がかかりすぎたり、途中で力尽きたりなど、結局運用されずに終わってしまいます。
「改善しながら育てる」意識で業務効率化に取り組むことが重要です。
特に1人情シスの場合、「実際に使いながら改善できる形」のほうが現実的です。
効率化しようとしているのに、完璧を目指すことで逆に非効率になることがあります。
業務効率化で一番重要なのは、完成度ではなく継続性と言っても過言ではありません。
「小さな改善」を積み重ねることが、最終的に大きな差になります。
1人情シスの具体的な業務効率化方法
業務効率化に取り組む心構えを解説しましたが、具体的にどのように効率化を行えば良いのか、について解説します。
1人情シスの場合、重要なのは大規模な改革ではなく、「負荷が大きい部分を少しずつ減らすこと」です。
ここでは、効果が出やすく、1人情シスでも取り組みやすい業務効率化の方法を紹介します。
問い合わせ窓口を統一する
まずは1人情シスで最初に取り組みたいのが、問い合わせ管理の整理です。
問い合わせ経路が複数存在すると、以下が発生し、修正に手間がかかるばかりか、業務やセキュリティに支障をきたす場合もあります。
まずは「問い合わせを集約する」ことを意識しましょう。
個人チャットやDMの禁止
1人情シスに対する問い合わせについて、個人チャットやDMでのやり取りを禁止するルールを作りましょう。
例としてTeamsやSlackの個人チャットやDMは便利ですが、1人情シスでは属人化の原因になります。
以下の問題が発生するためです。
個人チャットやDMのようにプライベートな経路での依頼は客観性がなく、問題の温床となりやすいです。
問い合わせは専用チャネルやフォーム経由に統一しましょう。
チケット化・共有化
問い合わせ内容を一覧化できる状態を作ることも重要です。
個人チャットやDMによる問い合わせを禁止することが最優先ですが、その後でもチケット化することで、以下のメリットがあります。
小規模環境でも、「問い合わせが見える化されている状態」を目指すことは有意義といえます。
「どこに問い合わせるか」を明文化
情シスにすべての問い合わせが集まる状態も避けたいところです。
管轄が異なる無関係な質問でも、問い合わせが来れば「私ではありません。〇〇に問い合わせをお願いします。」と断る、窓口を案内する必要が出てくるでしょう。
のように相談先を整理するだけでも、1人情シス負荷軽減につながります。
定型業務は「自動化」より先に「標準化」する
業務効率化というと、自動化をイメージする人も多いでしょう。
しかし実際には、自動化の前に「標準化」が重要です。
目指すべき状態は、以下の作業品質です。
手順の固定
毎回やり方が違う業務は効率化できません。
例えば、以下の業務は継続的に発生するため、手順の整理及び固定をしましょう。
チェックリスト作成
チェックリストを作成するだけでも負荷は大きく下がります。
例えば、以下の業務はチェックリストを作成しておくことで、ミスや抜け漏れを防ぎやすくなる業務です。
ポイントとして、「考えながらやる仕事」を減らすことが重要です。
脱Excel管理
台帳が増えすぎると、更新漏れや二重管理が発生します。
特に、IT資産管理やアカウント管理などは、可能なら一元管理を検討しましょう。
「どのExcelが正しいかわからない」状態は、1人情シスでは大きな負担になります。
資産管理リスト_ver100.xlsxのようになっていると、最新版の見分けがつきにくいため、ファイル管理は以下の画像も参考にしてください。
効率化しやすい業務から着手する
すべてを一気に改善する必要はありません。まずは効果が出やすい業務から始めましょう。
改善に取り組み、少しでも成果が見えれば作業が楽になるだけでなく、モチベーションアップにもつながります。
- PCセットアップ
- パスワード管理
- アカウント管理
- サーバー監視
- ネットワーク監視
- ログ管理
など、それぞれについて、取り組めるところから業務改善に取り組んでください。
「これならできるかも」「まずは得意なところから」といった選び方で大丈夫なので、まずは取り組んでみましょう。
各リンクにて具体的な手順を紹介しています。
- 1人情シスのパスワード管理はどうする？限界を迎える前にやるべき対策
- 1人情シスの特権管理｜管理者権限の集中を防ぐ5つの対策
- 1人情シスのサーバー監視はこうする｜負担を減らす現実的な運用方法
- 1人情シスのネットワーク監視とは？少人数でも実践できる監視体制を解説
まとめ 1人情シスの業務効率化は取り組むべきだが、少しずつでOK
1人情シスの業務は、問い合わせ対応・アカウント管理・PCキッティング・障害対応など、多岐にわたる業務が1人に集中しやすい構造になっています。
その結果、業務効率化に取り組めず、悪循環につながりやすいです。
こうした状況を抜け出すためには、大掛かりなシステム刷新ではなく、まずは小さな業務改善から着手することが重要です。
ただ、どれだけ頑張って本記事で挙げた業務改善に取り組んでも、状況次第では「構造的な限界」にぶつかることがあります。
業務効率化は万能ではなく、あくまで「今ある業務を減らす・軽くする」手段です。
業務効率化では「人員が足りない前提の業務量」を乗り越えたり、「古いシステムの制約」を壊したりすることはできません。
限界を迎えた場合は働き方そのものを見直す時期に来ている可能性が高いです。
以下の記事を参考に、自分を大切にする方法も見直してみてください。